Abstracto:
Es fácil que los equipos ágiles que vienen de las “formas tradicionales” tiendan a volver paulatinamente a sus viejas costumbres o rituales. Esto hace menos efectivo al equipo y en los resultados se nota. El respeto a los rituales evita lo anterior y en este artículo exploramos como es muy fácil perder las buenas costumbres, cuales son las consecuencias y lo que es más importante, que hacer para evitarlo y mejorar continuamente. (Leer artículo completo)
Los rituales de la agilidad
En casí todas las metodologías ágiles (Scrum, XP) se exigen algunas ceremonias cuya obligatoriedad varía de método a método, sin embargo hay mucho terreno común, a continuación los rituales más usados:
- Reunión de planeación: En XP esta ocurre cada semana, mientras que en Scrum es cada 15 o 30 días dependiendo del equipo. En esta se determina el plan de trabajo para la siguiente iteración y se trabaja con todo el equipo para establecer una meta realista y alcanzable para el final.
- Reunión diaria: La agilidad depende en gran medida del concepto de inspección frecuente y este caso la inspección se hace diariamente sobre el progreso del proyecto.
- Demostración o revisión del sprint: En esta ceremonia el equipo hace una demostración del software que terminó en la iteración y se permite a los interesados en el producto inspeccionar y opinar sobre el software permitiendo la adaptabilidad frecuente.
- Las retrospectivas: Es difícil y hasta comprometedor escoger una de las ceremonias como la más importante, sin embargo si solo me permitieran una ceremonia, escogería la retrospectiva. Esta ceremonia le permite al equipo autoevaluarse y buscar colaborativamente la mejora continua. Existe un excelente sitio y correspondiente libro que explora a detalle las retrospectivas (http://www.retrospectives.com/).
La zona de confort
Una de las principales razones para que los rituales se abandonen es que uno o más miembros del equipo se regresan paulatinamente a su zona de confort; aquel lugar donde viven la apatía, la indeferencia y la flojera. Uno de los factores de cambio más importantes de la agilidad es que obliga a las personas a salir de esas zonas de confort, los obliga a formar parte activa del equipo contribuyendo y colaborando. Los agilistas son y deben ser agentes de cambio hacia al interior del equipo y hacia fuera del mismo en el entorno empresarial.
El “coach”, el asesor o el Scrum Master debe de estar vigilante de esos miembros que puedan estar gravitando a sus zonas de confort y motivarlos a participar mediante el trabajo en pares, la rotación de las actividades de los miembros y la colaboración cara a cara que se obtiene de tener al equipo co-locado.
El respeto por los mayores
En mi casa siempre me dijeron que debía respetar a mis mayores. Creo que lo que realmente significa eso es respetar la experiencia de los que saben más; es en este sentido que los autores de “The Art of Agile Development” recomiendan que los equipos que se inician en la agilidad no modifiquen los procesos y que sigan al pie de la letra la receta, porque la experiencia de miles de equipos así lo demuestra. No es hasta que el equipo madura en la agilidad que esta en posición de revisar y modificar sus procesos, pero esto solo debe suceder dentro del contexto de la mejora continua de las retrospectivas.
No se deben omitir ceremonias (rituales) solo porque son incomodas o son una perdida de tiempo. Si las ceremonias se han vuelto incomodas o tediosas hay que analizar la causa raíz de ese fenómeno y determinar porque se busca evitarlas. Es probable que el formato se haya desvirtuado a la acusación indirecta y la culpabilidad en lugar de trabajar en equipo en resolver las diferencias y lograr las metas.
Juntas improductivas
Si el tiempo de las ceremonias siempre es abusado y al final de las mismas no hay tangibles claros, es necesario entonces darles control y enfocarse en resultados específicos; como ejemplo podemos tomar la difícil ceremonia de la planeación donde si se va con la inercia se puede fácilmente caer en la discusión interminable sin llegar a definiciones claras en la forma de user stories para el backlog del producto.
Sin embargo, si la planeación se enfoca en el mantenimiento y revisión del backlog del producto y se revisan los user stories más prioritarios uno a uno buscando su clarificación y detalle para el equipo, entonces se obtiene ritmo y resultados y se puede con facilidad terminar la ceremonia a tiempo sin el riesgo de no haber obtenido nada; se obtiene la clarificación de lo más importante y si el tiempo se acaba lo que quedo con menos definición es lo menos importante.
Un conjunto importante de recomendaciones para evitar que se desvirtúen las ceremonias de planeación es el articulo “Meetings 101” de Craig Larman, léanlo y distribúyanlo a su equipo.
“La Negra tiene tumbao y nunca camina de la'o”
Celia Cruz en una de sus últimas creaciones habla del “tumbao” de la negra y como siempre camina de frente (creo que Celia Cruz era en secreto agilista). El equipo de desarrollo debe descubrir y mantener su cadencia, su ritmo, su “tumbao”. Para lograrlo la herramienta más poderosa es la ceremonia diaria, el scrum diario o junta de paraditos. Esta es una de las ceremonias que los equipos fácilmente pueden pasar por alto, pero es trascendental que se respete y se haga práctica común y diaria (con tumba’o, negro!). Es algo químico, mágico, cósmico y hasta religioso lo que pasa cuando las personas se hacen responsables de reportar al equipo sus mini-logros, exponer problemas y pedir ayuda. Cuando esto se hace costumbre, las personas aprenden a más fácilmente aceptar sus fallas, el equipo aprende a tolerarlas y encontrar formas de resolverlas propositivamente.
Si el equipo no esta co-locado esta ceremonia es aún más importante pero aun los equipos idealmente co-locados deben de respetar la ceremonia diaria, respetar su formato y especialmente respetar su tiempo. Una de las razones por las que esta junta se deja hacer es porque se pierde su esencia. A continuación algunos puntos
- La ceremonia es del equipo, no del PO o el SM
- El reporte se hace al equipo, no al PO o el SM
- Hay que ser puntual para empezar y para terminar
- No es para discutir, analizar o diseñar. Agendese estas actividades fuera de la junta diaria.
- Hagan la junta de pie, de hecho mucha gente le llama la reunión de “paraditos”. Esto obliga a mirarse cara a cara, reportar resultados al equipo y que no se pase del tiempo establecido.
- No debe durar más de 15 o 20 minutos. Si no se atiende todo, mañana habrá otra.
Los sprints extremos
Por último, XP establece enfáticamente que las iteraciones son de 1 semana. Scrum por su lado deja esto a criterio del equipo de trabajo recomendando un máximo de 4 semanas y siendo el promedio real de 2 (según la última encuesta de VersionOne).
Los equipos que hacen sprints largos (2 semanas o más) y vienen de la cascada tradicional corren el riesgo que empiecen la iteración con poca energía y en los últimos días traten de sacar todo el trabajo, es decir hacen del sprint una mini-cascada y se tiran a morir al final. Esto solo provoca deuda técnica, errores y desgaste.
Así entonces si se detecta este fenómeno, se recomienda que el equipo aplique la práctica de XP de iteraciones semanales. El sentido de urgencia de contar solo con 5 o 6 días para hacer la demostración auto-regula al equipo a que arranque la iteración con más energía que con la que lo termina. Shore y Warden recomiendan arrancar la iteración en miércoles y verdaderamente esto es muy funcional.
Es importante tener en cuenta que si se adoptan ciclos semanales, se debe aplicar al mismo tiempo la práctica del trabajo energizado que establece que el equipo no debe abusar de su capacidad física y mental para poder mantener niveles estables de energía de forma permanente. El equipo debe poder hacer iteraciones semanales de forma indefinida sin entrar en un círculo vicioso de desgaste, deuda técnica y horas extras. El “coach” debe estar vigilante y en su caso obligar a que el equipo obtenga el descanso diario necesario.
Un programador cansado, frustrado y moralmente desgastado acumulara deuda técnica a un ritmo mucho más alto que los demás. No permitan que esto suceda.
El Harvard Business Review publicó recientemente un artículo titulado “Manage your energy, not your time”; en esté se recomiendan técnicas para mantener y renovar los niveles de energía durante el día, altamente recomendada su lectura.
